Fachkräftemangel in Kanzleien: Warum der Engpass nicht nur Personal, sondern Steuerbarkeit ist

Der Fachkräftemangel ist in der Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsberatung längst kein vorübergehendes Problem mehr. Viele Kanzleien spüren ihn täglich: offene Stellen bleiben unbesetzt, erfahrene Mitarbeitende sind dauerhaft ausgelastet, Nachwuchs ist schwer zu gewinnen und die Anforderungen von Mandanten steigen weiter.

Die naheliegende Reaktion lautet häufig: mehr Recruiting, bessere Arbeitgebermarke, attraktivere Benefits, flexiblere Arbeitsmodelle.

All das ist richtig. Aber es greift zu kurz.

Denn der Fachkräftemangel ist nicht nur ein Personalproblem. Er ist auch ein Steuerungsproblem.

Viele Kanzleien arbeiten heute an der Belastungsgrenze. Partner, Berufsträger und Teams übernehmen zu viele operative Aufgaben, Mandate werden mit hohem persönlichem Einsatz betreut und Engpässe werden oft erst sichtbar, wenn sie bereits akut sind.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht nur:

„Wie gewinnen wir mehr Fachkräfte?“

Sondern auch:

„Wie setzen wir die vorhandene Kapazität intelligenter ein?“

Denn zusätzliche Mitarbeitende schaffen nur dann Entlastung, wenn die Organisation weiß, wo Arbeit entsteht, wie sie verteilt wird, welche Tätigkeiten wirtschaftlich sinnvoll sind und welche Prozesse unnötig Kapazität binden.

Ohne diese Transparenz besteht die Gefahr, dass neue Fachkräfte lediglich in bestehende Ineffizienzen hineinwachsen.

In vielen Professional-Services-Organisationen ist Leistungserbringung noch immer stark personengetrieben. Wissen liegt bei einzelnen Mitarbeitenden, Projektstände werden in Meetings abgefragt, Budgets werden nach Bauchgefühl überwacht und Auslastung wird häufig erst rückblickend bewertet.

Das funktioniert eine Zeit lang. Aber mit wachsender Größe, steigender Komplexität und zunehmendem Fachkräftedruck wird dieses Modell fragil.

Typische Symptome sind:

• Partner und Führungskräfte haben zu wenig Echtzeit-Transparenz über Auslastung und Kapazitäten.
• Budgetüberschreitungen werden zu spät erkannt.
• Mandate werden angenommen, ohne die tatsächliche Ressourcenlage sauber zu kennen.
• Hochqualifizierte Mitarbeitende verbringen zu viel Zeit mit administrativen Tätigkeiten.
• Leistungen werden erbracht, aber nicht konsequent oder vollständig abgerechnet.
• Die Profitabilität einzelner Mandate ist nicht transparent genug.

Das Ergebnis: Die Kanzlei arbeitet viel, aber nicht zwingend wirksam.

Wenn Fachkräfte knapp bleiben, wird Produktivität pro Kopf zu einer der wichtigsten Führungsgrößen im Kanzleimanagement.

Dabei geht es nicht darum, Mitarbeitende stärker zu kontrollieren oder mehr Druck aufzubauen. Im Gegenteil: Gute Steuerung soll Überlastung vermeiden, Prioritäten sichtbar machen und Arbeit besser organisieren.

Relevant werden insbesondere Kennzahlen wie:

• Auslastung nach Team, Standort und Qualifikation
• abrechenbare und nicht abrechenbare Zeiten
• Budgettreue je Mandat oder Projekt
• Realisierungsgrad von Leistungen
• Mandatsprofitabilität
• Forecast auf offene Leistungen und Kapazitäten
• Verfügbarkeit bestimmter Skills
• administrative Aufwände je Prozess

Wer diese Kennzahlen nicht belastbar erheben kann, führt im Blindflug.

Und genau dieser Blindflug wird im Fachkräftemangel teuer.

Recruiting bleibt wichtig. Aber es darf nicht die einzige Antwort sein.

Die erfolgreicheren Kanzleien werden diejenigen sein, die ihre Organisation so aufstellen, dass vorhandene Fachkräfte maximal wirksam eingesetzt werden können. Dazu braucht es klare Prozesse, verlässliche Daten und Systeme, die operative Steuerung ermöglichen.

Das betrifft insbesondere vier Bereiche:

1. Kapazitätsplanung

Kanzleien müssen frühzeitig erkennen, wann Teams überlastet sind, wann Engpässe entstehen und welche Mandate welche Ressourcen benötigen. Eine reine Rückschau auf geleistete Stunden reicht dafür nicht aus.

Entscheidend ist der Blick nach vorne: Welche Projekte laufen? Welche Fristen stehen an? Welche Skills werden benötigt? Welche Mitarbeitenden sind verfügbar? Wo droht Überlastung?

2. Mandats- und Projektcontrolling

Nicht jedes Mandat ist wirtschaftlich gleich attraktiv. Manche Mandate binden überproportional viel Kapazität, ohne dass dies in der Abrechnung sichtbar wird.

Ohne sauberes Projekt- und Mandatscontrolling bleibt unklar, welche Leistungen profitabel sind, wo Budgets überschritten werden und an welchen Stellen Honorarmodelle angepasst werden müssen.

Gerade in Zeiten knapper Fachkräfte ist diese Transparenz entscheidend. Denn Kapazität sollte dort eingesetzt werden, wo sie den größten Wert schafft.

3. Saubere Leistungs- und Zeiterfassung

Zeiterfassung ist in Kanzleien weit mehr als eine arbeitsrechtliche Pflicht. Sie ist die Grundlage für Abrechnung, Nachkalkulation, Steuerung und Kapazitätsplanung.

Wenn Zeiten unvollständig, verspätet oder zu grob erfasst werden, verliert die Kanzlei nicht nur abrechenbare Leistungen. Sie verliert auch die Datenbasis für bessere Entscheidungen.

Eine gute Zeiterfassung muss daher einfach, schnell und in die operativen Abläufe integriert sein.

4. Entlastung von administrativen Routinen

Fachkräfte sollten nicht mit Aufgaben beschäftigt sein, die durch klare Prozesse, Automatisierung oder bessere Systemintegration reduziert werden können.

Dazu gehören zum Beispiel manuelle Abstimmungen, doppelte Datenerfassung, aufwendige Rechnungsvorbereitung, verstreute Excel-Listen oder wiederkehrende Statusabfragen.

Jede Stunde, die hier eingespart wird, ist eine Stunde, die für Mandanten, Beratung und Wertschöpfung zur Verfügung steht.

Der Fachkräftemangel wird nicht kurzfristig verschwinden. Kanzleien sollten daher nicht darauf warten, dass sich der Arbeitsmarkt entspannt. Sie müssen ihre eigene Organisation robuster machen.

Das bedeutet: weniger Bauchgefühl, mehr Transparenz. Weniger manuelle Koordination, mehr integrierte Prozesse. Weniger rückblickendes Reporting, mehr vorausschauende Steuerung.

Die zentrale Frage lautet:

Wie viel zusätzliche Kapazität könnte Ihre Kanzlei gewinnen, wenn vorhandene Ressourcen besser geplant, gesteuert und eingesetzt würden?

In vielen Organisationen liegt hier ein erheblicher Hebel.

Nicht, weil Menschen schneller arbeiten sollen. Sondern weil sie weniger Zeit mit Reibungsverlusten verbringen und ihre Arbeit besser priorisiert werden kann.

Der Wettbewerb um Fachkräfte bleibt. Aber er entscheidet sich nicht allein auf dem Arbeitsmarkt.

Er entscheidet sich auch innerhalb der Kanzlei: in der Qualität der Prozesse, in der Transparenz der Daten und in der Fähigkeit, Kapazitäten wirtschaftlich sinnvoll zu steuern.

Kanzleien, die den Fachkräftemangel nur als Recruiting-Problem betrachten, werden weiter unter Druck geraten.

Kanzleien, die ihn als Anlass nehmen, ihre Steuerungsfähigkeit zu verbessern, schaffen sich einen echten strukturellen Vorteil.